Seks feil i intervjuforberedelsen, og hvordan du unngår dem

Når jeg ser på arbeidsarkene til kursdeltakere, er den vanligste svakheten tjue spørsmål i rekkefølge, skrevet som et skjema. Intervjuet blir da en avhaking, og den intervjuede svarer kort fordi spørsmålene ikke henger sammen.

Som fotograf har jeg sittet i mange samtaler der jeg bare skulle ta bilder, og jeg ser forskjellen tydelig. Den som har en rød tråd, lytter. Den som har en liste, venter på å komme til neste punkt.

Det hjelper å dele forberedelsen i tre: noen få spørsmål du må ha svar på, noen åpne innganger som lar personen fortelle, og noen oppfølginger du bare bruker hvis samtalen går dit. Resten kan du la ligge.

Prøv å si de tre første spørsmålene høyt før du reiser. Hvis de høres ut som et avhør, skriv dem om.

• Velg få hovedspørsmål og la resten være støtte
• Skriv åpne innganger som begynner med «fortell om»
• Test spørsmålene høyt før møtet

Mange vil ha det viktigste først, så de åpner med det som er mest personlig eller omstridt. Da er personen ikke varm ennå, og du får et forsiktig svar du ikke kommer forbi resten av timen.

Bygg heller en bue. Begynn med noe konkret og lett å svare på, som hva en vanlig dag ser ut som eller hvordan det hele startet. Gå deretter mot det som krever mer tillit, og la de vanskeligste spørsmålene komme når samtalen har funnet tonen.

Ha også et par spørsmål i reserve for slutten. Ofte sier folk det mest interessante når du slår av opptakeren eller spør om det er noe de savner å ha blitt spurt om.

I kurset øver vi på å skrive rekkefølgen på en egen side og markere hvilke spørsmål som kan flyttes og hvilke som må stå.

Trygge rammer handler om mer enn et vennlig smil. Den du intervjuer bør vite hva intervjuet skal brukes til, omtrent hvor lenge det varer, om det tas opptak, og når og hvordan de eventuelt får lese sitatene.

Når dette ikke er sagt på forhånd, merker du det som uro i rommet. Folk snakker mer forsiktig, eller angrer etterpå og ber om å få endre det meste.

Skriv en kort avtale i e-post før møtet, og gjenta det viktigste muntlig når dere setter dere ned. Det tar to minutter og gir deg et mye bedre utgangspunkt.

Jeg anbefaler å ha dette som et fast punkt øverst på arbeidsarket, slik at det ikke blir hoppet over når du er nervøs.

• Si hva saken skal brukes til
• Avtal opptak og eventuell sitatsjekk
• Send de praktiske rammene skriftlig i forkant

Noen forbereder seg ved å lese alt som finnes om personen, og møter så opp med hodet fullt av detaljer. Resultatet er ofte at du stiller spørsmål du allerede kjenner svaret på, bare for å vise at du har lest.

Bruk research til å finne hull og spenninger, ikke til å bevise grundighet. Hva er det materialet ikke forklarer? Hvor er det to versjoner som ikke stemmer overens? Det er der de gode spørsmålene bor.

Skriv ned de tre tingene du faktisk er nysgjerrig på etter research, og la dem styre arbeidsarket. Fakta du allerede har, kan du ta med som kort støtte og slippe å spørre om.

Det gir også personen følelsen av å bli møtt av noen som er interessert, ikke av noen som sjekker et pensum.

Tomt batteri, opptak som ikke ble startet, mikrofon på feil sted. Dette høres banalt ut, men det er blant de feilene som koster mest, fordi du ikke kan gjøre intervjuet om igjen med samme åpenhet.

Gjør det til en rutine: test utstyret kvelden før, ta med reserve, og start opptaket før dere begynner å snakke om noe viktig. Skriv stikkord for hånd som sikkerhet, selv om du har opptak.

Plasser opptakeren synlig, men ikke midt mellom dere. Hvis den blir det du ser på hele tiden, blir også den intervjuede opptatt av den.

Dette er kjedelige detaljer, men de frigjør oppmerksomheten din til det som betyr noe, nemlig å lytte.

• Test utstyr kvelden før
• Ta med ekstra batteri og et notatark
• Start opptaket før samtalen begynner

Det mest ironiske er at grundig forberedelse kan gjøre deg til en dårligere lytter. Du holder deg til planen, og når personen sier noe uventet og viktig, går du videre til neste punkt.

Arket er et kart, ikke en reiserute. Hvis svaret åpner en dør, gå gjennom den. Du kan ta resten etterpå, og som regel er det den uplanlagte biten som havner i teksten.

Etter intervjuet bør du sette av ti minutter til å notere hva som overrasket deg, mens det er friskt. Det forteller deg også hva du bør forberede annerledes neste gang.

Slik blir hvert intervju en liten øvelse i å bli bedre, og det er nettopp slik vi jobber med arbeidsarkene i kurset.